济创城办〔2015〕3号

各县(市)区、济南高新区食安办，市食安办有关处室、直属单位：

    现将《济南市创建国家食品安全城市工作档案管理规范》印发给你们，请认真遵照执行。

                                                               济南市创建国家食品安全城市工作领导小组办公室

                                                                             2015年9月18日

济南市创建国家食品安全城市工作档案管理规范

    为贯彻落实我市创建国家食品安全城市工作(以下简称“创城工作”)有关要求，切实做好我市创城工作资料建档工作，依据《济南市创建国家食品安全城市工作考评细则及技术规范(试行)》，制定创城档案管理规范如下：

    第一条  本规范适用于全市创城工作档案资料的收集、归类、整理、建档、保存、管理等工作。

    第二条  创城档案资料是创建国家食品安全城市工作的重要组成部分，是创城过程的真实记录和反映，是反映创城工作的质量和水平的重要标志。各有关部门、单位务必高度重视，明确档案分管领导和具体管理人员，完善档案管理设备设施，落实档案管理制度，本着“全、严、准、齐”的原则，认真抓好创城档案管理。

    第三条  统一创城档案技术标准。

    (一)分类建档。根据《市创城工作考评细则及技术规范(试行)》要求，创城档案设立6大类、33卷、68大项、75子项。依据《市创城考评细则及技术规范(试行)》中“档案资料”有关要求进行收集整理归档。

    (二)规范格式。1)有本部门(单位)档案资料的总目录和子项目录。卷内目录必须打印，并标明归档文件号、名称、日期和页数。2)凡是机构、方案、总结、制度等资料，均应是正式文件或打印件，不能是手抄形式。3)档案盒正面和侧面要体现《市创城考评细则及技术规范(试行)》中6大类名称文字和考评项目、考评要点、考评细则的编码序号。由市创城办统一印制。

档案材料先汇总、整理，分类，可暂不装订，以便完善和补充。

    第四条  规范创城档案管理。做到：

    (一)材料收集“全”。实行专人负责，力求材料收集全面和完整。全面收集整个创城工作期间形成的文字、图片、音像等资料。

    (二)审查入盒“严”。对整理入盒的档案，进行“五查、五看、五防止”：查全宗材料，看是否齐全完整，防止错装漏装或张冠李戴现象；查明细分类，看归类是否准确，防止混淆；查类号、页码填写，看是否与目录相符，防止类号页码遗漏；查近期形成的重要归档材料，看手续是否齐全，防止缺漏；查装订整理，看是否整齐美观、达到四边齐，防止出现脱页现象。

    (三)材料鉴别“准”。分门别类审核材料，发现差错按照程序纠正，防止“带病”材料在整理时进入档案。在材料鉴别上，注重真实性，确保无虚假，无水分；在材料分类上，注重准确性，确保无差错，无失误。力求做到鉴别认真、分类准确、编排有序、目录清楚，严格把好质量关。

    (四)材料整理“齐”。为使档案资料分类准确，整齐规范，坚持“五个统一”：档案用品统一、整理标准统一、操作方法统一、排序编目统一、档案质量统一。

    第五条  各县(市)区、高新区创城办负责辖区内创城档案管理工作的检查指导。市创城办负责将档案管理作为创城工作考评重点，加强对创城档案管理工作的督导检查。各有关部门、单位按照《市创城工作考评细则及技术规范(试行)》要求扎实做好创城资料收集建档工作。

    第六条  本规范自公布之日起施行，由市创城办负责解释。